STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
Dalam
merancang suatu Standard Operating Procedure (SOP), diperlukan suatu pemahaman
tentang defenisi dari SOP tersebut, fungsi dan tujuan SOP, Manfaat SOP, maupun
bentuk dan cara pembuatan SOP. Berikut penjelasan dari hall-hal yang di sebut
di atas :
Defenisi
Standard Operating Procedure
1.Ada
banyak defenisi tentang Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu panduan
yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan.
2.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi yang
mengambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada
sebuah organisasi.
3.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebuah panduan yang dikemukakan
secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua karyawan
dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.
4.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi yang digunakan
untuk memecahkan suatu masalah.
Fungsi
Dan Tujuan Standard Operating Procedure
Fungsi
Dan Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) adalah untuk mendefenisikan semua
konsep dan teknik yang penting serta persyaratan dibutuhkan, yang ada dalam
setiap kegiatan yang dituangkan ke dalam suatu bentuk yang langsung dapat
digunakan oleh karyawan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
SOP
yang dibuat harus menyertakan langkah kegiatan yang harus dijalankan oleh semua
karyawan dengan cara yang sama. Oleh sebab itu, SOP dibuat dengan tujuan
memberikan kemudahan dan menyamakan presepsi semua orang yang berkepentingan
sehingga dapat lebih dipahami dan dimengerti.
Manfaat
Standard Operating Procedure
Standard
Operating Procedure (SOP) dibuat dengan maksud dan tujun tertentu, sehingga
memberikan manfaat bagi pihak yang bersangkutan.
Berikut
beberapa manfaat dari SOP :
·
Menjelaskan secara detail semua kegiatan
dari proses yang dijalankan.
·
Standarisasi semua aktifitas yang
dilakukan pihak yang bersangkutan.
·
Membantu untuk menyederhanakan semua
syarat yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan.
·
Dapat mengurangi waktu pelatihan karena
kerangka kerja sudah distandarkan.
·
Membantu menganalisa proses yang
berlangsung dan memberikan feedback bagi pengembangan SOP.
·
Dapat meningkatkan konsistensi pekerjaan
karena sudah ada arah yang jelas.
·
Dapat meningkatkan komunikasi antar
pihak-pihak yang terkait, terutama pekerja dengan pihak manajemen.
Bentuk
Dan Cara Pembuatan Standard Operating Procedure
Bentuk
Standard Operating Procedure
Tujuan
utama dari pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) adalah memberikan
kemudahan bagi para orang yang berkepentingan dalam membacanya, sehingga orang
tersebut dapat mengerti dan dapat menjalankan prosedurnya dengan benar. Oleh
sebab itu diperlukan suatu pertimbangan untuk dapat menentukan bentuk SOP yang
digunakan, yaitu jumlah keputusan yang akan diambil dan jumlah langkah yang
akan dilakukan dalam suatu proses.
Berikut
macam-macam bentuk SOP yang dapat dipilih untuk digunakan :
1.
Simple Steps
Bentuk
SOP ini dipakai untuk prosedur rutin yang singkat dan tidak terlalu membutuhkan
banyak keputusan.
2.
Hierarchical Steps
Bentuk
ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi
tidak memerlukan banyak keputusan.Bentuk ini memudahkan orang yang sudah
berpengalaman karena bagian dari masing-masing langkah dijelaskan secara
terperinci. Sedangkan untuk orang baru, dapat memudahkan untuk mempelajari
prosedur tersebut.
3.
Graphic Procedures
Bentuk
ini dipakai untuk prosedur yang cukup panjang (lebih dari 10 langkah) tetapi
ini tidak memerlukan banyak keputusan, sama seperti Hierarchical Steps.
Grafik
dapat membantu menyederhanakan suatu proses dari bentuk yang panjang menjadi
bentuk yang singkat. Gambar ataupun diagram juga dapat digunakan untuk
mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.
4. Flowchart
Flowchart
merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah prosedur dalam
pembuatan suatu keputusan. Bentuk flowchart digunakan untuk prosedur yang
memiliki banyak keputusan. Dalam pembuatan SOP bentuk flowchart ini diperlukan
simbol-simbol yang dapat membantu menjelaskan setiap langkah. Berikut
simbol-simbol yang di gunakan.
Gambar
: Simbol-simbol Flowchart
Berikut
uraian bentuk dan kriteria SOP :
Tabel
: Bentuk dan kriteria SOP
Banyak
Keputusan ?
|
Lebih dari
10 langkah
|
Bentuk SOP
|
Tidak
|
Tidak
|
Simple Steps
|
Tidak
|
Ya
|
Hierarchical atau Graphic
|
Ya
|
Tidak
|
Flowchart
|
Ya
|
Ya
|
Flowchart
|
Selain
bentuk SOP, ada hal-hal yang juga penting untuk disertakan dalam pembuatannya,
yaitu judul harus jelas dan dapat menggambarkan apa yang menjadi tujuan dari
prosedur tersebut, nama orang atau unit yang bertanggung jawab terhadap
prosedur tersebut, tanggal berlakunya prosedur ataupun hasil revisinya.
Penulisan
Standard Operating Procedure
Standard
Operating Procedure (SOP) dapat dikaitkan baik jika semua yang tertulis
didalamnya dapat dibaca dan dimengerti oleh setiap orang yang menggunakannya.
Oleh sebab itu diperlukan suatu cara yang benar dalam pembuatan Standard
Operating Procedure. Berikut cara efektif dalam membuat Standard Operation
Procedure :
Menuliskan
setiap tahapan proses pada suatu prosedur dalam kalimat yang pendek. Kalimat
yang panjang lebih susah dimengerti.
·
Menuliskan setiap tahapan proses pada
suatu prosedur dalam bentuk kalimat perintah. Kalimat perintah menunjukan
langsung apa yang harus dilakukan.
·
Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata
yang digunakan pada suatu prosedur.
·
Menggunakan istilah-istilah atau singkatan
yang memang sudah umum digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
·
Pembuatan Standard Operating Procedure
harus dengan format yang konsisten, sehingga pihak yang menggunakan menjadi
terbiasa dan mudah.
Memahami
Standard Operating Procedure yang dimaksud. Berikut susunan isi Standard
Operating Procedure :
1.
Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet).
Berisi
tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri, antara lain nama
dokumen, siapa yang membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui,
ringkasan dar isi dokumen, dll.
2.
Tujuan dan Ruang Lingkup.
Berisi
tentang penjelasan tujuan dibuatnya prosedur dan alasan mengapa prosedur
tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur
yang dibuat.
3.
Prosedur
Prosedur
merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran
dari suatu proses yang menjelaskan dalam detail setiap urutan prosesnya. Form
yang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.
4.
Tugas dan Tanggung Jawab
Berisi
tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu
proses.
Pelaksanaan
Standard Operating Procedure
Ada
tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur
yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, antara lain sebagai berikut
:
1.
Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
Langkah
awal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Suatu
prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang dengan tujuan yang
spesifik yang ingin dicapai. Selanjutnya menentukan tujuan akhir oleh
perusahaan melalui manajemen yang baik dengan SOP yang sudah dibuat.
2.
Membuat rancangan awal
Setelah
tujuan selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menentukan bentuk SOP yang
akan digunakan. Jika bentuk awalnya adalah flowchart, langkah awalnya adalah
menentukan point utama yang menjadi pokok permasalahan. Selanjutnya, menentukan
keputusan tentang apa yang dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan dan tindakan
penanganannya.
Dalam
membuat rancangan awal disarankan tidak membuat secara detail, sampai
didapatkan prosedur yang benar-benar sesuai dengan kenyataan.
3.
Melakukan evaluasi internal
Setelah
prosedur selesai dibuat, lakukan evaluasi dengan cara menyerahkan prosedur
kepada orang-orang yang bersangkutan. Dengan menyerahkan tersebut diharapkan
dapat menerima saran-saran perbaikan sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya
menjadi dipahami dan lebih akurat.
4.
Melakukan evaluasi eksternal
Hal
yang paling penting dalam melakukan evaluasi eksternal adalah keberadaan tim
penasehat yang berasal dari perusahaan. Tim penasehat tersebut akan menilai dan
mengevaluasi secara murni berdasarkan ilmu yang dimiliki dan hasil perbandingan
dengan perusahaan lain yang sejenis.
5.
Melakukan uji coba
Satu-satunya
cara untuk mengetahui prosedur yang dibuat sudah efektif yaitu dengan mencoba
menjalankan langsung prosedur tersebut. Setelah dijalankan langsung, maka akan
diketahui apakah ada langkah-langkah pada prosedur yang tidak benar dan tidak
sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
6.
Menempatkan Prosedur pada unit terkait
Setelah
dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit yang terkait. Peletakan
SOP sebaiknya pada tempat yang memungkinkan setiap orang yang berkepentingan
dapat melihat dengan mudah. Jika memungkinkan, prosedur dicetak dalam ukuran
yang besar sehingga para operator dapat dengan mudah melihat dan membacanya.
7.
Menjalankan Prosedur yang sudah dibuat
Langkah
terakhir yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah menjalankan prosedur
yang sudah dibuat sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat. Pastikan semua
pihak bersangkutan mengerti mengapa pelaksanaan SOP harus benar-benar dijalankan.
Konsep
Work Instruction (WI)
Work
Instruction (WI) menyediakan seluruh yang dibutuhkan secara detail untuk
melakukan pekerjaan yang spesifik dengan benar dan sesuai standar yang baku.
Work Instruction (WI) menunjukan bagaimana organisasi menghasilkan suatu produk
atau menyediakan pelayanan dan system control untuk meningkatkan system
kualitas dari produk tersebut agar sesuai dengan standar.
Work
Instruction (WI) merupakan bagian dari Standard Operating Procedure (SOP).
Pembuatan Work Instruction (WI)harus jelas, akurat, dan selalu didokumentasikan
serta tidak boleh mengandung penjelasan yang meragukan. WI harus menggambarkan
kenapa WI tersebut dibuat, kapan harus selesai, apa yang harus dikerjakan,
perlengkapan apa saja yang akan dipakai, dan kriteria apa saja yang harus
dipenuhi. Penyusunan WI membuat berbagai komponen didalamnya, yaitu sebagai
berikut :
1.
Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet).
Berisi
tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri, antara lain nama
dokumen, siapa yang membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui,
ringkasan dari isi dokumen, dll.
2.
Tujuan dan Ruang Lingkup.
Berisi
tentang penjelasan tujuan dibuatnya dokumen dan alas an mengapa dokumen
tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan
prosedur yang dibuat.
3.
Peosedur
Prosedur
merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran
dari suatu proses yang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesnya. Form
yang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.
JOB SAFETY ANALYSIS
Salah
satu cara untuk mencegah kecelakaan di tempat kerja adalah dengan menetapkan
dan menyusun prosedur pekerjaan dan melatih semua pekerja untuk menerapkan
metode kerja yang efisien dan aman. Menyusun prosedur kerja yang benar
merupakan salah satu keuntungan dari menerapkan Job Safety Analysis (JSA) –
yang meliputi mempelajari dan membuat laporan setiap langkah pekerjaan,
identifikasi bahaya pekerjaan yang sudah ada atau potensi (baik kesehatan
maupun keselamatan), dan menentukan jalan terbaik untuk mengurangi dan
mengeliminasi bahaya ini.
JSA
digunakan untuk meninjau metode kerja dan menemukan bahaya yang :
·
Mungkin diabaikan dalam layout pabrik atau
bangunan dan dalam desain permesinan, peralatan, perkakas, stasiun kerja dan
proses.
·
Memberikan perubahan dalam prosedur kerja
atau personel.
·
Mungkin dikembangkan setelah produksi
dimulai.
Pengertian Job Safety Analysis
JSA
merupakan identifikasi sistematik dari bahaya potensial di tempat kerja yang
dapat diidentifikasi, dianalisa dan direkam. Hal-hal yang dilakukan dalam
penerapan JSA :
·
Identifikasi bahaya yang berhubungan
dengan setiap langkah dari pekerjaan yang berpotensi untuk menyebabkan bahaya
serius.
·
Menentukan bagaimana untuk mengontrol
bahaya.
·
Membuat perkakas tertulis yang dapat
digunakan untuk melatih staf lainnya.
·
Bertemu dengan pelatih OSHA untuk
mengembangkan prosedur dan aturan kerja yang spesifik untuk setiap
pekerjaan.
Keuntungan
dari melaksanakan JSA adalah :
·
Memberikan pelatihan individu dalam hal
keselamatan dan prosedur kerja efisien.
·
Membuat kontak keselamatan pekerja.
·
Mempersiapkan observasi keselamatan yang
terencana.
·
Mempercayakan pekerjaan ke pekerja
baru.
·
Memberikan instruksi pre-job untuk
pekerjaan luar biasa.
·
Meninjau prosedur kerja setelah kecelakaan
terjadi.
·
Mempelajari pekerjaan untuk peningkatan
yang memungkinkan dalam metode kerja.
·
Mengidentifikasi usaha perlindungan yang
dibutuhkan di tempat kerja.
·
Supervisor dapat belajar mengenai
pekerjaan yang mereka pimpin.
·
Partisipasi pekerja dalam hal keselamatan
di tempat kerja.
·
Mengurangi absent.
·
Biaya kompensasi pekerja menjadi lebih
rendah.
·
Meningkatkan produktivitas.
·
Adanya sikap positif terhadap
keselamatan.
Mengembangkan Sebuah JSA
a.
Memilih Pekerjaan
Pekerjaan
dengan sejarah kecelakaan yang buruk mempunyai prioritas dan harus dianalisa
terlebih dulu. Dalam memilih pekerjaan yang akan dianalisa, supervisor sebuah
departemen harus memenuhi faktor berikut ini :
·
frekuensi kecelakaan.
·
Sebuah pekerjaan yang sering kali terulang
kecelakaan merupakan prioritas utama dalam JSA.
·
Tingkat cedera yang menyebabkan
cacat.
·
Setiap pekerjaan yang menyebabkan cacat
harus dimasukan ke dalam JSA.
·
kekerasan potensi
·
Beberapa pekerjaan mungkin tidak mempunyai
sejarah kecelakaan namun mungkin berpotensi untuk menimbulkan bahaya.
·
Pekerjaan baru
·
JSA untuk setiap pekerjaan baru harus
dibuat sebisa mungkin. Analisa tidak boleh ditunda hingga kecelakaan atau
hamper terjadi kecelakaan.
·
mendekati bahaya
·
Pekerjaan yang sering hampir terjadi
bahaya harus menjadi prioritas JSA.
b.
Membagi Pekerjaan
Untuk
membagi pekerjaan, pilihlah pekerja yang benar untuk melakukan observasi.
Pilihlah pekerja yang berpengalaman, mampu dan kooperatif sehingga mampu
berbagi ide. Jelaskan tujuan dan keuntungan dari JSA kepada pekerja.
Observasi
performa pekerja terhadap pekerjaan dan tulis langkah dasar JSA. Rekaman video
pekerjaan dapat digunakan untuk peninjauan di masa mendatang. Pertanyakan
langkah awal pekerjaan dilanjutkan langkah selanjutnya dan seterusnya.
c.
Identifikasi Bahaya dan Potensi Kecelakaan Kerja
Tahap
berikutnya untuk mengembangkan JSA adalah identifikasi semua bahaya termasuk
dalam setiap langkah. Identifikasi semua bahaya baik yang diproduksi oleh
lingkungan dan yang berhubungan dngan prosedur kerja.
Tanyakan
pada diri masing-masing pertanyaan berikut untuk setiap tahap:
·
Adakah bahaya mogok, akan mogok atau
kontak yang berbahaya dengan objek pekerjaan?
·
Dapatkah pekerja memegang objek dengan
aman?
·
Dapatkah gerakan mendorong, menarik,
mengangkat, menekuk atau memutar yang dilakukan menyebabkan ketegangan?
·
Adakah potensi tergelincir atau
tersandung?
·
Adakah bahaya jatuh ketika pekerja berada
di tempat tinggi?
·
Dapatkah pekerja mencegah bahaya saat kontak
dengan sumber listrik dan kontak putus?
·
Apakah lingkungan berbahaya bagi
keselamatan dan kesehatan? Adakah konsentrasi gas beracun, asap, kabut, uap, debu,
panas atau radiasi?
·
Adakah bahaya ledakan?
d.
Mengembangkan Solusi
Langkah
terakhir dalam JSA adalah mengembangkan prosedur kerja yang aman untuk mencegah
kejadian atau potensi kecelakaan. Beberapa solusi yang mungkin dapat
diterapkan:
·
Menemukan cara baru untuk suatu
pekerjaan
·
Mengubah kondisi fisik yang menimbulkan
bahaya.
·
Mengubah prosedur kerja,
·
Mengurangi frekuensi pekerjaan.